Estratègies per augmentar l’engagement en esdeveniments

Hi ha una diferència enorme entre un assistent que està en un esdeveniment i un assistent que viu un esdeveniment. L’assistent que està en un esdeveniment ocupa una cadira, escolta amb més o menys atenció i marxa quan acaba el programa. L’assistent que viu un esdeveniment participa, connecta, recorda i, en molts casos, actua. Augmentar l’engagement en esdeveniments és exactament això: aconseguir que la majoria dels assistents visquin l’esdeveniment i s’hi trobin immersos.

En aquest article veurem com aconseguir-ho, amb estratègies que marquen la diferència entre un esdeveniment al qual es va i un esdeveniment que es recorda.

El disseny de l’esdeveniment com a creació d’expectativa

L’engagement comença molt abans que l’assistent entri per la porta. La comunicació prèvia a l’esdeveniment és clau per anar generant curiositat, crear expectatives i preparar els assistents perquè participin, no només perquè rebin informació.

Comunicar el propòsit de l’esdeveniment, no el programa

Dissenyar una agenda interessant i nutritiva és important, però moltes vegades no és el que motiva els usuaris a assistir-hi. El que genera expectatives de debò és entendre per què val la pena anar-hi, ja sigui per les converses, les activitats i saber què el fa únic i no es pot perdre l’oportunitat d’assistir-hi.

Involucrar els assistents abans de l’esdeveniment

Enquestes prèvies, preguntes obertes, elecció de temes o reptes plantejats amb antelació, són algunes de les formes que fan que l’assistent senti que l’esdeveniment és per a ell abans de començar. Qui sent que ha participat en el disseny de l’esdeveniment té més interès en el resultat.

Generar comunitat anticipada

Ja sigui un grup de comunicació, un hashtag actiu o un espai compartit, s’obren espais on connectar que redueixen la barrera de trencar el gel el dia de l’esdeveniment i activen la xarxa abans de començar.

Triar un format que activi la participació

Un error molt comú és pensar que el contingut per si sol genera engagement. Encara que tingui un gran pes, el format en què es presenta aquest contingut determina en gran part si els assistents van a participar activament o es limitaran a escoltar.

Els formats que afavoreixen l’engagement no tenen per què ser els més nous i innovadors, sinó els que creen condicions naturals per a la participació. Alguns dels que millor poden funcionar:

• Taules rodones amb moderació activa que convidi l’audiència a intervenir.
• Sessions de preguntes estructurades on el públic proposa els temes en temps real.
• Workshops i grups de treball que s’alternin amb les sessions principals.
• Dinàmiques de networking guiat que eliminin la incomoditat del «ja et buscaràs»
• Moments de reflexió individual abans de la discussió col·lectiva, perquè ningú arribi en blanc.

L’espai com a impulsor de l’engagement

L’entorn físic influeix directament en la disposició dels assistents a participar. Un espai rígid, amb files de cadires mirant totes en la mateixa direcció i sense zones de conversa, comunica un missatge implícit que és un espai on escoltar i no participar. Un espai ben dissenyat fa exactament el contrari.

Els elements més importants que ajuden a augmentar l’engagement en esdeveniments:

• Distribució flexible que permeti canviar el format segons la dinàmica de cada bloc.
• Zones de conversa informal on el networking tingui lloc de manera natural.
• Il·luminació i temperatura adequades per mantenir l’energia al llarg de tota la jornada.
• Espais de descans que convidin a la pausa i a la conversa, no només a esperar el següent bloc.
• Càtering ben integrat en el disseny de l’esdeveniment, no com a interrupció sinó com a moment de connexió.

Un espai que facilita el moviment, la conversa i el canvi de format multiplica les possibilitats d’engagement sense necessitat d’afegir cap element addicional.

Activar el contingut generat durant l’esdeveniment

Gravacions, conclusions en grups de treball o taules rodones, preguntes sense respondre… tenen vida pròpia més enllà de l’esdeveniment. És essencial distribuir-ho de manera estratègica per prolongar l’impacte i mantenir la conversa activa.

Mesurar l’engagement real

Mesurar només el nombre d’assistents i la puntuació en una enquesta immediata després de l’esdeveniment no diu gran cosa sobre l’impacte real. Existeixen altres preguntes que poden resultar més precises:

• Quants assistents van realitzar alguna acció després de l’esdeveniment? Comprar, contractar un servei, difondre…
• Quantes converses es van iniciar?
• Quin contingut va generar més interacció en els dies posteriors?

Aquestes preguntes permeten millorar en el següent esdeveniment i faciliten informació més rellevant.

Si estàs planificant el teu pròxim esdeveniment i busques un espai que faciliti l’engagement des del primer moment, WTC Barcelona ofereix més de 7.000 m² de sales versàtils, lluminoses i equipades amb tecnologia d’última generació, en una ubicació única davant del Mediterrani.

Un equip especialitzat en esdeveniments corporatius t’acompanya des de la primera consulta fins a l’últim detall, perquè et puguis concentrar en el que importa: que l’esdeveniment compleixi el seu propòsit. Contacta amb nosaltres sense compromís i explica’ns què tens en ment.

Si vols saber més sobre esdeveniments, tendències i consells, podràs trobar més articles com aquests al nostre blog. No t’ho perdis!