Com dissenyar esdeveniments memorables

Dissenyar esdeveniments que de veritat quedin en el record és més difícil del que sembla i més assolible del que molts creuen. La majoria d’esdeveniments que s’obliden, no fallen pel pressupost o per la manca de mitjans, sinó perquè es construeixen de fora cap endins. S’escull l’espai, els proveïdors o els ponents abans de definir veritablement el propòsit. S’ha de dissenyar un esdeveniment que pensi en l’assistent i mesurar què passa després, no quants assistents van acudir a l’esdeveniment.

En aquest article explorarem les claus que distingeixen un esdeveniment que es recorda d’un que simplement té lloc. Continua llegint!

Abans de l’esdeveniment: decisions que condicionen el disseny d’esdeveniments

Els pitjors errors no es cometen durant la realització d’un esdeveniment, sinó que es prenen abans, prenent decisions sense tenir clar per a què; per això cal fer-se diverses preguntes clau que evitaran problemes futurs:

Què ha de canviar després d’aquest esdeveniment?

No què es dirà, sinó què es vol aconseguir, què hi ha de diferent i quin resultat quedarà en la ment dels assistents. Sense aquesta resposta, la resta de decisions seran buides.

Qui és el protagonista?

L’organitzador té un missatge, l’assistent una expectativa i l’esdeveniment que realment es recorda és el que posa l’assistent al centre i dissenya cada detall des de la seva perspectiva, no des de la de l’emissor.

Com es mesurarà l’èxit?

Les mètriques quantitatives són importants, però les que realment et diuen si has aconseguit deixar empremta en els records de les persones són les mètriques qualitatives. Escollir els KPIs clau en el disseny d’un esdeveniment serà essencial per mesurar allò que realment importa.

L’espai com a part del missatge

A l’hora de dissenyar esdeveniments, una de les decisions estratègiques més importants és escollir un espai adequat. No ha de tractar-se d’una decisió simplement operativa, és clau optar per un espai que s’adapti a l’objectiu i a les necessitats de l’esdeveniment, però que també transmeti per si mateix.

Un entorn amb bona llum natural, una acústica cuidada i una ubicació que generi impacte per si sola, fa part de la feina abans que comenci l’esdeveniment. Un espai mediocre, per molt bon contingut que tingui el programa, perjudica la percepció de l’esdeveniment des del primer moment.

Algunes de les claus per escollir un venue adequat són:

• Coherència entre l’entorn i el missatge que es vol transmetre.
• Flexibilitat per adaptar la distribució al format exacte de l’esdeveniment.
• Qualitat de la llum i l’acústica, que condicionen l’atenció durant hores.
• Accessibilitat i ubicació, que determinen l’estat d’ànim a l’arribada.
• Serveis integrats que eliminin friccions: càtering, tecnologia i coordinació en un únic entorn.

Com construir experiències memorables

Els assistents recorden què van sentir i què els va fer sentir així. Aquestes sensacions es construeixen amb petits detalls que no estan recollits al programa, però que sí que han estat pensats al detall a l’hora de dissenyar l’esdeveniment.

Dissenyar l’arc emocional de l’esdeveniment

Més enllà de l’ordre del programa, un esdeveniment memorable ha de seguir una narrativa, des d’on parteix l’assistent fins a on es vol portar-lo. En un primer arc de l’esdeveniment s’obre l’experiència, que es va desenvolupant al llarg de la trobada, i el tancament ha de ser el moment de major impacte, no el més precipitat.

Tenir cura de les transicions

Els moments entre blocs, com ara les pauses, els canvis de ponents, els descansos… formen part de l’experiència. Un esdeveniment que gestiona bé les transicions flueix. Un que no té cura d’aquests moments genera desconnexió, encara que el contingut sigui impecable.

Deixar espai per a allò que no està planificat

En ocasions, el més valuós d’un esdeveniment són les converses informals, les trobades espontànies i els moments no programats. Un programa que omple cada segon no deixa espai perquè es produeixin aquests moments tan valuosos.

La tecnologia en dissenyar esdeveniments: quan suma i quan resta

La tecnologia pot transformar un esdeveniment o convertir-lo en un desplegament de mitjans que no aporten res rellevant. La diferència rau en si s’utilitza al servei del propòsit o com a protagonista en si mateixa.

A no ser que es tracti precisament de demostrar aquestes innovacions, la tecnologia ha de ser imperceptible, simplement funcionar i millorar l’experiència sense generar friccions.

Alguns usos que realment aporten:

• Registre i acreditació àgils que eliminin les cues des del primer minut.
• Projecció i so que garanteixin que el contingut arriba amb claredat a tots els punts de la sala.
• Eines de participació que activin el públic sense interrompre el ritme.
• Infraestructura per a la retransmissió en directe quan hi hagi audiència remota.

Postesdeveniment: el que converteix un esdeveniment en una inversió

El propòsit habitual a l’hora de dissenyar esdeveniments és obtenir un retorn de la inversió favorable. Tanmateix, per arribar-hi no n’hi ha prou amb finalitzar l’esdeveniment i oblidar-se’n, cal fer un seguiment postesdeveniment que determini l’impacte de tot el procés.

Seguiment dins del disseny d’esdeveniments

El pla de seguiment s’ha de dissenyar abans de l’esdeveniment, no improvisar-se després. Les comunicacions posteriors a l’esdeveniment, els terminis i les accions concretes que se’ls demanen.

Utilització del contingut generat durant l’esdeveniment

Gravacions, fotografies, materials compartits pels ponents; tot això són actius que es poden utilitzar setmanes després per prolongar l’impacte i ampliar l’abast de l’esdeveniment a aquells que no hi van poder assistir.

Mesurar allò que realment importa

Les enquestes de satisfacció immediata poden quedar curtes. Les preguntes que realment aporten informació útil són unes altres: es van prendre decisions?, quin tipus de converses es van generar?, va evolucionar la percepció dels assistents sobre el missatge central? Aquestes respostes són les que permeten dissenyar esdeveniments millors després.

Si estàs planificant el teu proper esdeveniment i busques un espai que acompanyi cadascuna d’aquestes claus, WTC Barcelona ofereix més de 7.000 m² de sales versàtils, lluminoses i equipades amb tecnologia d’última generació, en una ubicació única davant del Mediterrani. Un equip especialitzat en esdeveniments corporatius t’acompanya des de la primera consulta fins a l’últim detall, perquè puguis centrar-te en allò que importa: que l’esdeveniment compleixi el seu propòsit. Contacta amb nosaltres per al teu proper esdeveniment sense compromís.
Si vols saber més sobre el sector dels esdeveniments, consells i notícies, et convidem a visitar el nostre blog, t’encantarà!