Com augmentar l’assistència a un esdeveniment

Per a qualsevol empresa que organitzi esdeveniments, tant interns com externs, aconseguir una bona assistència esdevé tot un repte. Pots tenir un bon contingut i un bon programa, però si l’assistència no l’acompanya, l’impacte de l’esdeveniment se’n ressentirà. Per això, augmentar la participació no depèn només de la convocatòria, sinó d’una combinació d’estratègia, comunicació i, sobretot, valor percebut.

En aquest article trobaràs una guia completa per millorar l’assistència a qualsevol tipus d’esdeveniment, des de jornades internes fins a presentacions de producte. Un enfocament útil i senzill per poder optimitzar els teus resultats des del disseny fins a l’execució.

1 – Definir el valor de l’esdeveniment

A un esdeveniment no s’hi assisteix per l’esdeveniment en si, sinó pel valor que s’obté anant-hi. Abans de començar la comunicació, és essencial marcar quin és aquest valor. Aquest aspecte és especialment important quan l’assistència en esdeveniments depèn de captar l’atenció de persones molt ocupades.

Per poder definir correctament el valor hi ha diverses preguntes sobre l’esdeveniment des del punt de vista de l’assistent:

• Aprendran alguna cosa?
• Es resoldrà algun dels seus problemes?
• Quina oportunitat s’obre?
• Quina experiència viuran?
• Què fa que aquest esdeveniment sigui diferent d’altres de similars?

Si el valor de l’esdeveniment no es capta en 10 segons, l’assistència se’n pot ressentir. La claredat i la senzillesa són el primer filtre perquè algú decideixi dedicar el seu temps a la teva proposta.

2 – Construir una narrativa atractiva des del primer moment

Un cop definit el valor a través del qual es posa el focus en la comunicació, la primera impressió de cara al públic determinarà si s’hi interessen. Per augmentar l’assistència, la narrativa haurà de ser clara, aspiracional i orientada al benefici.

Alguns elements clau pel que fa a aquest primer impacte en comunicació:

• Titulars que marquin explícitament el «per què assistir-hi».
• Subtítols que reforcin el valor.
• Missatges que connectin amb les necessitats i els pain points del públic.
• To que transmeti oportunitat, no obligació.

Una narrativa potent converteix la curiositat en intenció. I la intenció és el primer pas cap a l’assistència real.

3 – Segmentar la comunicació

Un dels errors més comuns és enviar el mateix missatge a tothom. Per poder augmentar l’assistència en esdeveniments, la segmentació és crucial. No tothom necessita el mateix tipus de comunicació: encara que puguin ser possibles assistents, dues persones poden tenir inquietuds i necessitats completament diferents, i saber enfocar cada missatge segons això serà essencial.

Per segmentar es poden fer servir múltiples filtres, alguns d’ells:

• Tipus de relació (clients, prospectes, partners, equips interns).
• Nivell de coneixement del tema.
• Interessos específics.
• Rol professional.

Un missatge genèric pot informar; un de segmentat pot convèncer.

4 – Facilitar el procés d’inscripció

Cada punt de fricció, per mínim que sembli, redueix la quantitat d’assistents. Per això és clau revisar:

• Formularis curts (nom, correu electrònic i poca cosa més).
• Botons visibles i clars.
• Confirmació immediata.
• Recordatoris automàtics.
• Informació pràctica accessible (ubicació, horaris, accessos).

Com més fàcil sigui apuntar-s’hi, més gent ho farà. El procés d’inscripció ha de ser ràpid, intuïtiu i que no requereixi cap esforç.

5 – Aprofitar el poder del contingut previ

No s’ha de menysprear la capacitat d’atracció dels continguts previs als esdeveniments. És un imant per a l’assistència.

Entre alguns dels continguts rellevants:

• Articles relacionats amb la temàtica de l’esdeveniment.
• Vídeos curts amb insights del ponent.
• Dades o tendències del sector.
• Casos reals o aprenentatges previs.
• Infografies o guies descarregables.

6 – Crear experiències que es vulguin viure

L’assistència augmenta quan s’ofereix alguna cosa més que informació; en el món dels esdeveniments, l’experiència és un argument tan o més fort que el contingut. Per crear experiències més atractives és interessant incloure:

• Espais i moments per al networking des de la fase de disseny.
• Dinàmiques participatives.
• Espais que acompanyin la narrativa de l’esdeveniment.
• Experiències sensorials o visuals.
• Activitats que generin més contingut.

Quan l’esdeveniment deixa de concebre’s com un conjunt de ponències i es percep com una autèntica experiència per viure i compartir, és quan l’assistència creix de manera natural.

7 – Generar urgència sense caure en clixés

La urgència ben generada funciona bé i augmenta la conversió. Una eina clau que transforma l’interès en assistència. Crear urgència funciona quan aquesta és autèntica i no exagerada:

• Aforament limitat.
• Inscripció per ordre d’arribada.
• Avantatges exclusius per als assistents.
• Terminis clars i comunicats.

8 – Cuidar la comunicació post esdeveniment

L’èxit de l’esdeveniment no depèn només del moment de l’esdeveniment en si, depèn de l’experiència que s’acumula al llarg de tot el procés, des de les comunicacions prèvies fins a les accions quan l’esdeveniment ha acabat.

Per cuidar aquesta comunicació post esdeveniment hi ha missatges i accions que potencien l’experiència:

• Missatges d’agraïment personalitzats.
• Contingut post-esdeveniment: resums, aprenentatges, infografies i recursos.
• Enquestes de satisfacció.
• Invitacions exclusives a properes trobades.

Com millor sigui l’experiència post-esdeveniment i més record es generi, més probabilitats hi ha que aquella persona assisteixi als següents. La fidelització també es construeix així.

WTC Barcelona: espais per augmentar l’assistència en esdeveniments

L’assistència en esdeveniments també depèn de l’espai. Un entorn ben ubicat, accessible, lluminós i professional influeix directament en la percepció de l’assistent i la seva decisió d’assistir-hi. En aquest context, WTC Barcelona s’ha consolidat com un dels espais més valorats per a esdeveniments corporatius que busquen maximitzar l’assistència.

Situat al Port Vell, amb vistes al mar i a pocs minuts del centre, al WTC oferim:

• Sales àmplies i modulables que s’adapten a qualsevol format.
• Llum natural i disseny neutre, ideals per a experiències professionals.
• Accessos còmodes i pàrquing, que redueixen friccions per als assistents.
• Entorns premium que eleven la percepció de l’esdeveniment des del primer impacte.
• Equip especialitzat que acompanya en la planificació i l’execució.

Si estàs planificant un esdeveniment i vols millorar l’assistència, et podem ajudar dissenyant un entorn que potenciï l’experiència des del primer moment.  Contacta amb el nostre equip sense compromís i descobreix com et podem acompanyar.

I si vols continuar inspirant-te, visita el nostre blog, amb més idees, tendències i guies pràctiques sobre el sector dels esdeveniments.