Estrategias para aumentar el engagement en eventos

Hay una diferencia enorme entre un asistente que está en un evento y un asistente que vive un evento. El asistente que está en un evento ocupa una silla, escucha con mayor o menor atención y se va cuando termina el programa. El asistente que vive un evento participa, conecta, recuerda y, en muchos casos, actúa. Aumentar el engagement en eventos es exactamente esto: conseguir que la mayoría de los asistentes se vivan el evento y se encuentren inmersos en éste. 

En este artículo veremos cómo conseguirlo, con estrategias que marcan la diferencia entre un evento al que se va y un evento que se recuerda.

El diseño del evento como creación de expectativa

El engagement comienza mucho antes de que el asistente entre por la puerta. La comunicación previa al evento es clave para ir generando curiosidad, crear expectativas y preparar a los asistentes para que participen, no solo para que reciban información.

Comunicar el propósito del evento, no el programa

Diseñar una agenda interesante y nutritiva es importante, pero muchas veces no es lo que motiva a asistir a los usuarios. Lo que genera expectativas de verdad es entender por qué vale la pena ir, ya sea por las conversaciones, las actividades y saber qué lo hace único y no se puede perder la oportunidad de asistir.

Involucrar a los asistentes antes del evento

Encuestas previas, preguntas abiertas, elección de temas o retos planteados con anticipación, son algunas de las formas que hacen que el asistente sienta que el evento es para él antes de empezar. Quién siente que ha participado en el diseño del evento tiene más interés en el resultado.

Generar comunidad anticipada

Ya sea un grupo de comunicación, un hashtag activo o un espacio compartido, se abren espacios donde conectar que reducen la barrera de romper el hielo el día del evento y activa la red antes de siquiera empezar.

Elegir un formato que active la participación

Un error muy común es pensar que el contenido por sí solo genera engagement. Aunque tenga un gran peso, el formato en el que se presenta este contenido determina en gran parte si los asistentes van a participar activamente o se limitarán a escuchar.

Los formatos que favorecen el engagement no tienen porqué ser los más nuevos e innovadores, sino los que crean condiciones naturales para la participación. Algunos de los que mejor pueden funcionar:

• Mesas redondas con moderación activa que invite a la audiencia a intervenir.
• Sesiones de preguntas estructuradas donde el público propone los temas en tiempo real.
• Workshops y grupos de trabajo que alternen con las sesiones principales.
• Dinámicas de networking guiado que eliminen la incomodidad del «ya te buscarás».
• Momentos de reflexión individual antes de la discusión colectiva, para que nadie llegue en blanco.

El espacio como impulsor del engagement

El entorno físico influye directamente en la disposición de los asistentes a participar. Un espacio rígido, con filas de sillas mirando todas en la misma dirección y sin zonas de conversación, comunica un mensaje implícito de que es un espacio donde escuchar y no participar. Un espacio bien diseñado hace exactamente lo contrario.

Los elementos más importantes que ayudan a aumentar el engagement en eventos:

• Distribución flexible que permita cambiar el formato según la dinámica de cada bloque.
• Zonas de conversación informal donde el networking ocurra de forma natural.
• Iluminación y temperatura adecuadas para mantener la energía a lo largo de toda la jornada.
• Espacios de descanso que inviten a la pausa y a la conversación, no solo a esperar al siguiente bloque.
• Catering bien integrado en el diseño del evento, no como interrupción sino como momento de conexión.

Un espacio que facilita el movimiento, la conversación y el cambio de formato multiplica las posibilidades de engagement sin necesidad de añadir ningún elemento adicional.

Activar el contenido generado durante el evento

Grabaciones, conclusiones en grupos de trabajo o mesas redondas, preguntas sin responder… tienen vida propia más allá del evento. Es esencial distribuirlo de manera estratégica para prolongar el impacto y mantener la conversación activa.

Medir el engagement real

Medir solo el número de asistentes y la puntuación en una encuesta inmediata después del evento no dice gran cosa sobre el impacto real. Existen otras preguntas que pueden resultar más preciso:

• ¿Cuántos asistentes realizaron alguna acción después del evento? Comprar, contratar un servicio, difundir, … 
• ¿Cuántas conversaciones se iniciaron?
• ¿Qué contenido generó más interacción en los días posteriores?

Estas preguntas permiten mejorar en el siguiente evento y facilitan información más relevante.

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